Zarządzanie drukiem w praktyce
Usprawnienie obiegu dokumentów drukowanych to skomplikowany i wielotorowy proces. Obejmuje on wiele czynników, związanych z bezpieczeństwem i kosztami wydruku.Warto zwrócić uwagę między innymi na :
1. Uproszczenie obsługi
Prostota aplikacji klienckiej i zrozumiały, przejrzysty interfejs to dwa najważniejsze kryteria do oprogramowania zorientowanego na zarządzanie drukiem. Documaster Easy Office to intuicyjny system, który nie wymaga zaawansowanego szkolenia kadry pracowniczej. Program jest zdatny to użytku tuż po wdrożeniu, dzięki czemu błyskawicznie generuje oszczędności.
2. Różnicowanie uprawnień
System Documaster Easy Office pozwala na stworzenie struktury pracowników zgodnie z ich kompetencjami i stanowiskiem. Proces ten ma na celu przydzielenie odpowiednich uprawnień i dostępu do pełnej funkcjonalności urządzeń, ograniczając przy tym liczbę niepotrzebnych wydruków.
3. Możliwość wydruku poufnego
Zarządzanie drukiem przy pomocy funkcji wydruku poufnego przydaje się wszędzie tam, gdzie specjaliści pracują z dokumentami zawierającymi wrażliwe informacje (dane określone przez RODO, umowy czy porozumienia). Funkcjonalność ta umożliwia drukowanie wyłącznie po autoryzacji za pomocą kodu PIN bądź karty dostępowej przy samym urządzeniu. Odbiór dokumentu może nastąpić wyłącznie przez samego zainteresowanego.
4. Outsourcing druku poprzez wydruk podążający
Ponadto Oprogramowanie Documaster Easy Office zapewnia również możliwość zlecenia tzw. wydruków podążających, określanych również jako follow-me printing. Funkcja ta zleca drukowanie dokumentu na dowolnym urządzeniu w systemie i o określonym czasie. Druk podążający bywa szczególnie przydatny w przygotowywaniu wielostronicowych dokumentów, angażujących sprzęt na długi czas i uniemożliwiających korzystanie z urządzenia pozostałym pracownikom.
5. Współpraca z wiodącymi aplikacjami DMS
DMS (ang. Document Management System), czyli systemy zarządzania dokumentami, to nieodzowne narzędzie w każdej dużej instytucji, produkującej znaczne ilości papierowej dokumentacji. Dlatego naszym klientom rekomendujemy inwestycję w które skutecznie obniża koszty, związane z eksploatacją drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.
Outsourcing druku.
Outsourcing druku jest niczym innym jak zabiegiem przenoszącym obowiązek zapewnienia ciągłości pracy urządzeń zewnętrznej firmie, zapewniającej kompleksową obsługę, i sprawne działanie urządzeń drukujących. Obowiązkiem takiej firmy jest ewentualna naprawa oraz dbanie o zapewnienie stałej dostępności do materiałów eksploatacyjnych, na przykład tonerów czy tuszów. Firma korzystająca z takiego rozwiązania płaci tylko za użytkowanie drukarek. Wszelkie koszty związane z naprawą, eksploatacją oraz serwisowaniem spoczywają na dostawcy. Dotyczy to także części zamiennych na wypadek awarii drukarki. Zalet tego typu rozwiązania może być wiele, jednak do najważniejszych zaliczamy przede wszystkim optymalizację kosztów,miejmy również na uwadze iż przekłada się to również na oszczędność czasu oraz większą wydajność.
Graniczny punkt przed wybraniem outroursingu.
Najczęściej w firmach, które wymagają ogromnych ilości drukowanych dokumentów w pewnym momencie zaczyna pojawiać się problem logistyczny. W wielu przypadkach nie ma wyznaczonej osoby, która zajmuje się pilnowaniem dostępności materiałów eksploatacyjnych, prowadzi to niejednokrotnie do przestoju, gdyż toner nie dotarł odpowiednio wcześnie lub w ogóle nie został zamówiony. Kolejne problemy pojawiają się przy awarii jakiegoś sprzętu, brak profesjonalnego doświadczenia pracownika w serwisowaniu lub naprawie drukarek powoduje kolejne przestoje maszyny. Każdorazowy brak materiałów czy awaria maszyny powoduje kolejkowanie wydruków na pozostałych urządzeniach. Prowadzi to nawet do ich przeciążenia i wydłużenia czasu oczekiwania np.na pilny raport. W przypadku druków poufnych pojawia się również ryzyko nieautoryzowanego wydruku i wycieku wrażliwych informacji oraz dokumentów.
Outsourcing druku – korzyści
Kiedy już omówiliśmy negatywny wpływ rozproszonego druku przyjrzyjmy się bliżej omawianemu tematowi, a dokładniej mówiąc jego korzyściami. W przeciwieństwie do poprzedniego systemu, zewnętrzna firma musi przeprowadzić audyt firmy, żeby określić między innymi średnią ilość wydruków, zużycie materiałów eksploatacyjnych i czas druku, dobrać odpowiedni sprzęt do naszych wymagań. Tutaj kolejnym atutem jest fakt, że nie ma potrzeby kosztownego zakupu drukarek, a jedynie opłacanie abonamentu na zasadzie dzierżawy urządzeń. Dzięki odpowiedniemu ustaleniu naszych potrzeb wydajność druku pozwoli na płynną pracę całej firmy bez blokowania się urządzeń. Jako, że maszyny są dzierżawione, firma zewnętrzna odpowiada za ich stan techniczny i ciągłość pracy, a w przypadku konieczności serwisowania urządzenia może bezpłatnie udostępnić drukarkę zastępczą. Ponadto firmy zajmujące się Outsourcingiem druku mają na swoim pokładzie profesjonalnych serwisantów i konsultantów, którzy będą do naszej dyspozycji w celu minimalizacji kosztów związanych z drukiem. Posiadają również szeroki wachlarz aplikacji ułatwiających nam pracę z ich urządzeniami. Dodatkowymi atutami mogą okazać się dodatkowe funkcje jak na przykład system autoryzacji druku, za jego sprawą ryzyko wycieku poufnych danych spadnie do minimum. Takie dokumenty będą wymagały fizycznej autoryzacji przy maszynie, dlatego nie będzie sytuacji, że leżą one dłuższy czas z narażeniem wpadnięcia w ręce osoby upoważnionej do ich odbioru.
Tak więc outsourcing drukunie tylko jest oszczędnością, ale dzięki fachowej obsłudze nie ma miejsca na dłuższe przestoje i awarie, materiały eksploatacyjne dostarczane są odpowiednio wcześnie i biuro zawsze jest przygotowane na wymianę tonera, a profesjonaliści zawsze doradzą jak usprawnić nasze sieci drukujące i zwiększyć bezpieczeństwo poufnych dokumentów.