Wszyscy wiemy, że prowadzenie efektywnego biznesu nie jest łatwe w dzisiejszych czasach pandemii, dlatego konieczne jest, aby zaoszczędzić jak najwięcej pieniędzy, na niekontrolowanych drukach w biurze.
Środowisko biurowe jest idealnym przykładem gdzie pracownicy powinni w czasach pandemii zwrócić większą uwagę na ilość wykochanych druków związanych z reklamą, czy przygotowywaniem ofert. W niedawnym raporcie stwierdzono, że „gdyby firmy przeanalizowały i podjęły kroki w celu bardziej efektywnego wykorzystania swoich drukarek i kserokopiarek, mogłyby uzyskać ogromne oszczędności na wydatkach”. Co niewiarygodne, ten raport, zlecony przez wiodącego specjalistę w dziedzinie druku, podaje, że 66% właścicieli firm ma niewiele lub nie ma pojęcia, ile wydają na drukowanie. Cytując analogię … gdybyś stracił pieniądze i karty kredytowe z portfela, natychmiast byś coś z tym zrobił! Najwyraźniej tak nie jest w przypadku wielu firm, które często traktują koszty druku jako „utracone pieniądze”. Te „utracone pieniądze” w rzeczywistości stanowią około 2-3% rocznych obrotów typowej firmy, co sprawia, że ich odzyskanie jest jeszcze ważniejsze! Jak więc można uzyskać te „ogromne oszczędności”? Dokładna analiza kwoty, jaką Twoja firma wydaje na drukowanie i kopiowanie, jest pierwszym krokiem do uzyskania tych oszczędności. Określenie kosztów druku i sprawdzenie, w jaki sposób można „drukować mądrze”, pozwoli Ci zacząć redukować te ukryte koszty. Kilka prostych zmian w procedurze drukowania nie tylko znacznie zmniejszy Twoje wydatki, ale także pomoże środowisku, oszczędzając papier, co z kolei oszczędza drzewa, pomagając w ten sposób walczyć ze zmianami klimatycznymi …
Jakie zmiany mogę wprowadzić?
Technologia druku to jedna z ważniejszych cech urządzenia oraz prędkość i wydajność druku.. W zależności od tego, co najczęściej drukuje się w twojej firmie ,musisz sprawdzić czy lepiej sprawdzi się drukarka atramentowa albo laserowa. Uznaje się, że ta pierwsza lepiej sprawdza się do druku w kolorze, zwłaszcza w przypadku obrazów. Z kolei drukarka laserowa zapewnia niski koszt eksploatacji w przypadku drukowania jedynie w czerni. Jeśli więc w Twojej firmie urządzenie wykorzystywane jest głównie do druku dokumentacji, to lepiej zdecydować się na technologię laserową.
Urządzenia wielofunkcyjne
Jeśli prowadzisz niewielką firmę, w której drukarka używana jest sporadycznie, nie ma potrzeby zakupu bardzo zaawansowanego urządzenia i tu polecamy
HP – COPY.NET.PL LIDER ROZWIĄZAŃ DRUKU
Zamiast decydować się wówczas na nabycie wielofunkcyjnego sprzętu, którego koszt jest spory, możesz poszukać prostej, niewielkiej drukarki, która do domowego biura w zupełności Ci wystarczy. Takie urządzenie pozwoli na wydruk dokumentów, zdjęć czy innych materiałów w zadowalającej jakości. Z kolei w większych firmach lepiej sprawdzi się sprzęt, który umożliwia nie tylko drukowanie, ale również skanowanie, kopiowanie dokumentów oraz faksowanie. Takie urządzenia mogą być dodatkowo wyposażone w przydatne funkcjonalności, takie jak automatyczne drukowanie dwustronne.
ZMIEJSZ ILOSĆ DRUKOWANYCH KOPII
Zmniejsz liczbę stron w publikacji, racjonalizując urządzenia do produkcji dokumentów i kontrolując wydruk stron. Pomiń lub skróć treść i skieruj czytelników do sieci, aby uzyskać więcej informacji. Użyj cieńszych czcionek i zmniejsz rozmiar marginesów oraz odstępy między wierszami tekstu. Zmniejsz rozmiar i liczbę zdjęć oraz innych elementów graficznych.
ZMIEJSZ ILOSĆ DRUKOWANYCH KOPII W KOLORZE
2. Zmniejsz liczbę kolorowych wydruków. Kopiowanie dużego, kolorowego raportu wraz z kolorową okładką przednią może być kosztowne. Kopiowanie tego samego raportu wydrukowanego na czarno, z wydrukowaną tylko przednią okładką w kolorze, będzie znacznie tańsze w kopiowaniu. (W rzeczywistości ponad 90% mniej).
POMYŚL O DRUKU JEDNOSTRONNYM
3. Druk dwustronny dokumentów zmniejszy to o połowę zużycie papieru, więc spróbuj drukować dwustronnie lub w formacie PDF.
4. Drukuj „Na żądanie” Pomyśl o skorzystaniu z usługi „drukowania na żądanie”, aby kopie były zamawiane zgodnie z potrzebami. Zapobiega to niepotrzebnemu drukowaniu dodatkowych kopii.
5. Spójrz na swoje koszty papieru Tam, gdzie to możliwe, używaj papieru przyjaznego dla środowiska i staraj się wybierać papier, mając na uwadze oszczędność.
6. Wydrukuj jeden, a następnie skopiuj Wydruk kopii dokumentu jest niższy niż koszt kserokopii tego samego dokumentu. Zamiast drukować wiele kopii, wydrukuj tylko jeden dokument, a następnie skopiuj dodatkowe, których potrzebujesz. Ponadto, jeśli masz kopiarkę sieciową, wyślij tam pliki do wydrukowania.
7. Rozważ przeniesienie publikacji do formatu internetowego Spróbuj przejrzeć wszystko, co obecnie kopiujesz, pod kątem możliwej konwersji do formatu internetowego. Umieść wszelkie dokumenty, takie jak pakiety kursów i materiały, na płycie CD lub w Internecie. To nie tylko upraszcza i usprawnia proces, ale także zmniejsza ogólne koszty.
8. Edytuj pracę online Adobe Acrobat zapewnia różne narzędzia, które mogą tworzyć notatki do edycji – bez konieczności drukowania kopii. Najlepszym narzędziem do tego jest narzędzie z karteczkami. Dzięki temu ludzie mogą dodawać i udostępniać komentarze do dokumentów PDF bez zasłaniania treści. Dlatego wielu redaktorów i autorów może komentować i wprowadzać poprawki do dokumentu, dzięki czemu nie trzeba wysyłać wielu kopii recenzji, co pozwala zaoszczędzić pieniądze.
9. Sprawdzone na ekranie Spróbuj sprawdzić swoje dokumenty na ekranie, zamiast drukować je do korekty.
10. Ogranicz kopiowanie administracyjne Spróbuj przekonwertować formularze administracyjne, takie jak formularze zgłoszeniowe, karty czasu pracy lub formularze urlopowe itp., Na formaty elektroniczne.
11. Prowadzenie spotkań bez użycia papieru Wyświetlaj programy spotkań za pośrednictwem poczty e-mail, na przykład za pomocą programu PowerPoint, zamiast je drukować. Wdrażanie oprogramowania do drukowania w celu kierowania zadań drukowania do najbardziej wydajnej drukarki Robiąc niektóre lub wszystkie te rzeczy, wydasz znacznie mniej i zobaczysz ogromną różnicę w wydatkach biurowych. Warto również skonsultować się z profesjonalną firmą zajmującą się rozwiązaniami do obsługi dokumentów, aby pomóc w zarządzaniu usługami drukowania lub (MPS). Konsultant przeprowadzi audyt wydruku, aby dowiedzieć się, jak wydajne jest Twoje biuro, zarówno pod względem ekonomicznym, jak i środowiskowym. Następnie mogą doradzić w zakresie szeregu rozwiązań w zakresie zarządzania, które mogą pomóc w uzyskaniu oszczędności przekraczających 30%.
Potrzebujesz fachowej pomocy zapraszamy do kontaktu ,pomożemy w doborze najlepszego sprzętu do Twojego biura i przeprowadzimy audyt.