Dzierżawa kserokopiarki czy to się opłaca?

Dzierżawa kserokopiarki: czy to się opłaca?

Wynajem, dzierżawa- te słowa kojarzą nam się głównie z mieszkaniem lub samochodem. W dobie coraz bardziej rozwijającego się trendu outsourcingu, firmy zaczynają coraz chętniej korzystać z usług najmu np. wyposażenia biura (takich jak meble, ekspresy do kawy, drukarki, urządzenia wielofunkcyjne).

Oczywiście, posiadanie własnej floty urządzeń daje nam niezależność i poczucie „posiadania” sprzętu. Jednak takie podejście generuje czasami niepotrzebne i często niespodziewane koszty, a także angażuje nasz czas i zasoby, które moglibyśmy spożytkować na (często) ważniejsze sprawy działalności operacyjnej biura.

Posiadając własną drukarkę musimy pamiętać o jej regularnych przeglądach, zamawianie materiałów eksploatacyjnych czy szukaniu serwisu gdy urządzenie ulegnie awarii. Może to skutkować niepotrzebnym przestojem w pracy, zazwyczaj wtedy, gdy jest to najmniej pożądane. 

Na co zwrócić uwagę przy wynajmie urządzeń wielofunkcyjnych ?

Na naszym rynku znajdziemy wiele firm specjalizujących się w outsourcingu druku, co sprawia, że każdy Klient może znaleźć ofertę dopasowaną do swoich potrzeb i możliwości. Decydując się na wynajem urządzeń wielofunkcyjnych trzeba liczyć się z podpisaniem umowy dzierżawy lub leasingu w zależności od wybranej formy finansowania. Zabezpiecza to obie strony kontraktu. W przypadku każdego zobowiązania, powinniśmy dokładnie zapoznać się z warunkami zawartymi w umowue, aby później nie zaskoczyły nas dodatkowe koszty. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie związane z:

• czasem reakcji serwisowej
• zakresem obowiązków usługodawcy
• czy w kontrakcie występują ukryte koszty np. w postaci: opłaty za instalację, wniesienie, przesyłkę, rezygnację itd.
• ewentualne występowanie limitów wydruków

Czy warto wynajmować urządzenia wielofunkcyjne i drukarki?

Oczywiście, że warto! Wynajem urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek zdecydowanie bardziej się opłaca wraz z ilością generowanych wydruków.

Im więcej drukujemy w firmie, zwłaszcza w kolorze, tym outsourcing druku będzie dla nas bardziej opłacalny. Dlaczego?
Ponieważ najdroższe zawsze są usługi wymiany części oraz kolorowe materiały eksploatacyjne.

Kiedy wynajmujemy drukarkę, wszystkie usługi:  wymiany, przeglądy oraz zapewnienie materiałów eksploatacyjnych, spoczywa na dostawcy usługi. Dzięki temu mamy stałe miesięczne koszty zależne od ilości wydruków i nie musimy się już martwić logistyką oraz finansowaniem części niezbędnych do zapewnienia ciągłej pracy urządzeń. Koszty użytkowania rozkładają się w czasie i są względnie stałe, tym samym, pozwalają nam zaplanować budżet bez niespodzianek w postaci nadprogramowych wydatków.