Jak często dyskusja na temat poprawy wydajności biura obejmuje rozwiązania w zakresie oprogramowania drukarki i
kopiarki? Domyślam się, że nigdy lub rzadko. Nawet wśród specjalistów IT kopiarki i drukarki mogą wydawać się
towarem, nie tak ekscytującym jak nowa aplikacja lub nowy projekt korporacyjny.
Ale co, jeśli powiem Ci, że niektóre z tych rozwiązań programowych mogą zwiększyć Twój zwrot z inwestycji? Co by było,
gdyby rozmowa koncentrowała się na usprawnieniu procesów przepływu pracy i bezpieczeństwie informacji w Twojej
organizacji?
Większość oprogramowania do kopiowania i drukarki dostarczanego z urządzeniami jest dość podstawowa. Sprawia, że
urządzenie drukuje, skanuje, kopiuje i faksuje, ale niewiele więcej. Dzięki różnym oprogramowaniu może zarządzać
kopiarką i drukarką w sposób, który poprawi produktywność, zwiększy wydajność i obniży koszty.
oprogramowanie drukarki i kopiarki.png
- WŁĄCZANIE BEZPIECZNEGO DRUKOWANIA
Dzięki oprogramowaniu, takiemu jak Papercut i innym bezpiecznym aplikacjom do drukowania, możesz zwiększyć
bezpieczeństwo swoich drukarek i obniżyć koszty. Po pierwsze, bezpieczeństwo. Nasza współpraca z CentraCare w St.
Cloud w Minnesocie pomogła im wdrożyć Papercut. Umożliwia to personelowi medycznemu drukowanie poufnych
dokumentów — zachowując zgodność z HIPAA — poprzez wysyłanie ich do drukarki i zwalnianie dokumentu, gdy
pracownik zeskanuje identyfikator, gdy faktycznie znajduje się przy drukarce. Oznacza to, że żadne poufne informacje o
pacjencie nie zostały przez pomyłkę pozostawione na tacy wyjściowej.
Bezpieczne drukowanie pomaga również tym członkom zespołu, którzy chcą trochę drukować — wiesz, facetowi, który
drukuje swoją 35-slajdową prezentację PowerPoint w kolorze dla wszystkich uczestników spotkania. Narzędzie do
zarządzania drukowaniem, takie jak Papercut, może pomóc w kontrolowaniu kosztownych wydruków kolorowych poprzez
pomiar dostępu poszczególnych pracowników. - WSPIERANIE INTELIGENTNYCH PROCESÓW PRACY
Co by było, gdyby Twoje kopiarki i drukarki były wystarczająco inteligentne, aby zapewnić kierowanie ważnych
dokumentów do właściwych osób? Niektóre kopiarki mogą upewnić się, że właśnie skopiowana faktura zostanie również
skierowana do działu księgowości, kierownika biznesowego i dyrektora finansowego. To tylko kwestia skonfigurowania
przepływu pracy.
Istnieją dwa scenariusze przepływu pracy, na temat których spotykamy się z klientami. W pierwszym scenariuszu jest to
mała lub nowa firma, która nie ma doświadczenia z przepływami pracy. W tej sytuacji nasi analitycy biznesowi dowiadują
się, jak rzeczy działają obecnie w organizacji i razem możemy skonfigurować przepływ pracy, w którym serwery będą
komunikować się z drukarkami/kopiarkami i na odwrót.
W drugim scenariuszu współpracujemy z większymi, bardziej ugruntowanymi organizacjami, które mają już wdrożone
przepływy pracy. W takim przypadku ważne jest, aby upewnić się, że oprogramowanie, które rozważasz, będzie działać z
istniejącymi przepływami pracy. Może to być szczególnie trudne w przypadku niektórych zastrzeżonych aplikacji.
Ponownie, nasi analitycy biznesowi i informatycy przyjrzą się, co masz i sprawią, że oprogramowanie będzie dla Ciebie
działać. - ULEPSZENIE UŻYTKOWNIKÓW KOŃCOWYCH
Konfiguracja oprogramowania kopiarki i drukarki pod kątem bezpiecznego drukowania i przepływów pracy jest często
łatwą częścią. Sprawienie, by użytkownicy końcowi faktycznie z nim pracowali, może być trudniejsze. Aby zapewnić
skuteczną adopcję, dobrze jest mieć decydenta wysokiego szczebla, który będzie promował zmianę. Następnie pomaga
rekrutować wczesnych użytkowników w każdym dziale, aby zaczęli korzystać z nowych rozwiązań i zachęcać swoich
współpracowników przykładem.
Podejmowanie dobrych decyzji dotyczących oprogramowania dla drukarek i kopiarek może być skomplikowane. Gdy
zostanie to zrobione prawidłowo, firma może zobaczyć wydajność i oszczędności w ciągu kilku tygodni — i obserwować,
jak rośnie w ciągu miesięcy lub lat.